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Automazione dei processi: che cos’è un workflow e a cosa serve?

automazione dei processi

Con “Workflow”, dall’inglese letteralmente “flusso di lavoro”, si intende la creazione di modelli e la gestione informatica di un processo lavorativo operativo: in italiano è possibile tradurre questa parola con “Automazione dei processi lavorativi”. Il Centro Stampa Digitalprint ha creduto nei processi di gestione elettronica delle commesse e si è dotata di un workflow per lavorare in tempi rapidi e con margine di errore praticamente azzerato.

Durante le lavorazioni possono sorgere ritardi e contrattempi, soprattutto in quella fase di prestampa in cui si deve controllare che il file sia perfettamente ottimizzato per la produzione in base al formato e alle esigenze specifiche.
Ecco da qui l’esigenza di automatismi per velocizzare la lavorazione dei file e liberarla dagli errori umani che si possono compiere nel passaggio di informazioni tra un addetto e l’altro. “È nato in quest’ottica – spiega Caio Guardigli, responsabile prestampa del Centro Stampa Digitalprint – il restyling del sito www.digitalprintrimini.com con l’attivazione del servizio Web to print, che è uno strumento eccezionale per poter creare dei preventivi in autonomia sulla base di un listino riservato ma, ancora più rilevante, è la pietra miliare del sistema di automazione dei processi che abbiamo adottato in azienda. I clienti hanno in mano uno strumento informatico che raccoglie tutte le informazioni per evadere gli ordini in formato digitale. È una soluzione che premia sia dal punto di vista tecnico ma anche commerciale, per utilizzare al 100% le potenzialità del Web to print”.

A proposito della gestione della automazione, Guardigli prosegue “le esigenze del Centro Stampa Digitalprint erano varie. In primo luogo si era reso necessario creare un modello di lavoro personalizzato da integrare con tutti gli strumenti di prestampa in uso. In secondo luogo si doveva pensare a un sistema che fosse totalmente automatizzato sulla base dell’utilizzo di metadati”.

Cosa sono i metadati? Un metadato è da intendere come un dato che descrive qualcosa; un esempio pratico di metadati è la scheda catalogo di un libro della biblioteca che raccoglie molti elementi e caratteristiche per agevolarne la ricerca e la catalogazione.

“I metadati – dice Guardigli – sono utili per convertire il file di un ordine online fatto sulla piattaforma Web to print in un formato da usare all’interno dell’azienda in grado di definirlo e gestirlo. Questo formato è anche detto file ticket di tipo Xml (eXtensible Markup Language), dal nome del linguaggio informatico cui fa riferimento. Sempre nell’ottica dell’automazione di processi, il terzo accorgimento prevedeva l’inserimento degli ordini direttamente da parte del cliente, per azzerare al minimo il passaggio di commessa che potrebbe, come detto, veicolare errori o contrattempi. Inoltre, era necessaria una gestione automatica e in tempo reale di tutte le notifiche (degli avvisi, per dirlo in altre parole) che servono a portare a termine la commessa, senza dimenticare una fase di check-point, momento in cui il team di prestampa può valutare la precisione dei dati inseriti. Infine, si doveva tener conto della necessità di un’archiviazione gerarchica dei file per velocizzare le eventuali ristampe e dell’eventuale applicazione di semi automatismi: cioè l’attuazione di una sola o alcune delle fasi elencate finora”.

Per l’automazione dei processi in base a questi requisiti, il Centro Stampa Digitalprint ha scelto l’eccellenza di PowerSwitch di Gradual Software, ad oggi acquisita dall’azienda Enfocus, un software dall’architettura aperta e, dunque, modificabile ad hoc, poiché si appoggia a un linguaggio di programmazione popolarissimo (il JavaScript) e sull’utilizzo dell’Xml. Le fasi del workflow sono un argomento piuttosto tecnico: nel successivo post “AUTOMAZIONE DEI PROCESSI – seconda parte: LE FASI DEL WORKFLOW” sono stati spiegati più in dettaglio gli step di lavoro, anche se non è semplice cercare di “tradurli” in un linguaggio comprensibile.

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